POLITYKA PRYWATNOŚCI BLUASSIST.ONLINE

Portal produkcyjny BluAssist dla klientów biznesowych

Wersja: 1.0

Data obowiązywania: 30 sierpnia 2026 r.

1. Dostawca platformy i kontakt

Dostawcą platformy jest BluAssist Wojciech Jabłoński.

Adres do doręczeń: ul. Wilcza 3a lok. 45, 99-300 Kutno

NIP: 7752420197

REGON: 100067834

Kontakt ogólny: kontakt@bluassist.pl

Pomoc techniczna: support@bluassist.pl

Sprawy dotyczące ochrony danych: rodo@bluassist.pl

Telefon: +48 509 009 082

BluAssist nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Osobą kontaktową w sprawach ochrony danych jest Wojciech Jabłoński.

2. Zakres Polityki

Polityka dotyczy korzystania z portalu produkcyjnego bluassist.online oraz powiązanych funkcji BluAssist udostępnionych danemu klientowi.

W zależności od planu, konfiguracji i zakresu wdrożenia mogą to być w szczególności:

konta użytkowników, administratorów i organizacji;

rozmowy, agenci i zadania wykonywane z użyciem AI;

projekty i wieloetapowe zadania AI, ich historia, wyniki i materiały źródłowe;

pamięć agentów, wiedza firmowa, bazy wiedzy i RAG;

pliki, dokumenty, OCR, analizy, raporty i dokumenty wynikowe;

zadania, procesy i automatyzacje;

poczta, kalendarz i integracje aktywowane przez klienta;

moduły sprzedaży, supportu i innych procesów biznesowych;

aplikacja DesktopNext i lokalny Workspace;

wyszukiwanie internetowe i inne narzędzia agentowe.

Nie każdy klient korzysta ze wszystkich wymienionych funkcji. Polityka nie oznacza, że każda opisana możliwość jest aktywna w każdym planie lub wdrożeniu.

3. Role BluAssist

Charakter przetwarzania zależy od rodzaju danych i celu ich wykorzystania.

3.1. BluAssist jako administrator

BluAssist jest administratorem danych przetwarzanych dla własnych celów związanych w szczególności z:

zawarciem i obsługą relacji z klientem;

technicznym utworzeniem i utrzymaniem kont;

uwierzytelnianiem użytkowników i zarządzaniem dostępem;

bezpieczeństwem, przeciwdziałaniem nadużyciom i diagnostyką;

pomocą techniczną i komunikacją operacyjną;

rozliczeniami i wykonywaniem obowiązków prawnych;

ustaleniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń.

3.2. BluAssist jako podmiot przetwarzający

W odniesieniu do danych osobowych znajdujących się w treściach i procesach biznesowych klienta BluAssist co do zasady działa jako podmiot przetwarzający.

Administratorem tych danych pozostaje klient, który określa cele, zakres i podstawy prawne przetwarzania. BluAssist przetwarza je na udokumentowane polecenie klienta i zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych, zwaną dalej DPA.

Może to dotyczyć między innymi danych znajdujących się w rozmowach, dokumentach, plikach, poczcie, kalendarzu, bazie wiedzy, RAG, pamięci agentów, zadaniach, automatyzacjach, CRM, ERP oraz innych procesach i systemach klienta.

4. Skąd pochodzą dane

Dane mogą pochodzić:

bezpośrednio od użytkownika;

od organizacji będącej klientem BluAssist;

od administratora organizacji lub osoby odpowiedzialnej za wdrożenie;

z działań użytkownika w portalu lub DesktopNext;

z plików i dokumentów przekazanych do wybranej funkcji;

z lokalnego Workspace, jeżeli użytkownik udzieli dostępu i uruchomi funkcję wymagającą odczytu;

z integracji skonfigurowanych przez klienta;

z poczty, kalendarza, CRM, ERP albo innych źródeł udostępnionych zgodnie z konfiguracją i uprawnieniami klienta.

Jeżeli dane konta zostały przekazane przez pracodawcę lub inną organizację, źródłem danych jest ta organizacja.

5. Dane przetwarzane przez BluAssist jako administratora

W zależności od relacji z klientem i używanych funkcji BluAssist może przetwarzać:

imię i nazwisko;

służbowy adres e-mail;

nazwę organizacji;

rolę, zakres uprawnień i identyfikatory konta;

identyfikator użytkownika, organizacji, tenanta i wdrożenia;

dane dotyczące logowania, sesji i kontroli dostępu;

adres IP, User-Agent i dane dotyczące urządzenia;

identyfikator instalacji i urządzenia DesktopNext;

nazwę urządzenia, wersję aplikacji i informacje o konfiguracji technicznej;

informacje dotyczące błędów, bezpieczeństwa i zdarzeń systemowych;

dane zgłoszeń supportowych i korespondencję operacyjną;

dane potrzebne do umowy, rozliczeń i obsługi roszczeń.

6. Dane klienta przetwarzane przez BluAssist jako procesor

W zależności od używanej funkcji dane klienta mogą obejmować:

prompty, wiadomości, odpowiedzi AI, historię i tytuły rozmów;

instrukcje, konfigurację, pamięć i wiedzę agentów;

cele, instrukcje, kryteria wyniku, statusy, pytania, decyzje, zatwierdzenia i wyniki zadań AI;

materiały źródłowe oraz informacje o ich wykorzystaniu w zadaniu;

pliki, obrazy, dokumenty, załączniki, tekst po ekstrakcji i wyniki OCR;

fragmenty używane przez RAG, wyszukiwanie w treści i bazy wiedzy;

wyniki wyszukiwania internetowego;

zadania, notatki, analizy, raporty i wygenerowane dokumenty;

pocztę, kalendarz i dane z integracji aktywowanych przez klienta;

dane sprzedażowe, supportowe, operacyjne, CRM lub ERP;

treści i metadane potrzebne do utworzenia pliku wynikowego w lokalnym Workspace.

Nie każda funkcja przetwarza wszystkie wymienione rodzaje danych.

7. Cele i podstawy własnego przetwarzania BluAssist

BluAssist przetwarza dane jako administrator w następujących celach:

utworzenie i utrzymanie konta osoby będącej bezpośrednio stroną umowy - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

obsługa kont pracowników, współpracowników i innych osób wskazanych przez klienta - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu BluAssist i klienta polegającego na realizacji relacji B2B i udostępnieniu uzgodnionej usługi;

uwierzytelnianie, utrzymanie sesji, kontrola dostępu i bezpieczeństwo - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli interesu polegającego na ochronie usługi, systemów, klienta i użytkowników;

pomoc techniczna, diagnostyka i komunikacja operacyjna - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy dotyczy to bezpośredniego wykonania umowy z osobą będącą jej stroną - również art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

rozliczenia i wykonywanie obowiązków prawnych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie wymaganym prawem;

ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli interesu polegającego na ochronie praw BluAssist.

Podstawę prawną przetwarzania danych znajdujących się w treściach tenantowych ustala klient jako administrator. Art. 28 RODO i DPA określają warunki działania BluAssist jako procesora, ale nie zastępują podstawy prawnej klienta wynikającej z art. 6 albo - gdy ma zastosowanie - art. 9 RODO.

8. Rozmowy, agenci i zadania AI

Portal umożliwia prowadzenie rozmów z agentami AI oraz wykonywanie zadań korzystających z różnych źródeł kontekstu.

W zależności od polecenia użytkownika system może przetwarzać:

bieżące polecenie i odpowiednie fragmenty historii rozmowy;

instrukcje i konfigurację agenta;

pamięć, wiedzę firmową, bazę wiedzy i dane RAG;

odpowiednie fragmenty dokumentów i plików;

dane z integracji aktywowanych przez klienta;

wyniki narzędzi i wyszukiwania internetowego;

cele projektu, instrukcje poszczególnych zadań, oczekiwane wyniki, zależności i statusy;

pytania, odpowiedzi, zatwierdzenia, informacje o przeszkodach i wyniki etapów;

automatyczną recenzję wyniku, odnotowane braki, uwagi i materiały źródłowe;

końcowy wynik projektu oraz informacje o utworzonych dokumentach lub plikach Workspace.

Nie oznacza to, że przy każdym żądaniu wszystkie dane znajdujące się w portalu lub systemach klienta są przekazywane do modelu AI.

9. Pliki, OCR, RAG i dokumenty wynikowe

W zależności od wybranej funkcji plik może zostać:

zapisany w systemie;

powiązany z użytkownikiem, rozmową, zadaniem lub agentem;

poddany ekstrakcji treści albo OCR;

podzielony na fragmenty;

użyty do indeksowania, wyszukiwania i RAG;

wykorzystany jako kontekst odpowiedzi AI;

użyty do przygotowania analizy, raportu lub dokumentu wynikowego.

Przetwarzanie może obejmować zarówno sam plik, jak i jego nazwę, ścieżkę względną, metadane, treść po ekstrakcji, wyniki OCR oraz informacje o powodzeniu lub błędzie operacji.

10. DesktopNext i lokalny Workspace

DesktopNext rozszerza portal o funkcje wykonywane na urządzeniu użytkownika. Samo skonfigurowanie lokalnego Workspace nie oznacza automatycznego przesłania całej zawartości folderu do serwera albo dostawcy AI.

W zależności od polecenia i udzielonego dostępu system może przetwarzać:

identyfikator instalacji i urządzenia;

nazwę urządzenia i wersję aplikacji;

informacje dotyczące aktywnej sesji i powiązania urządzenia z użytkownikiem;

manifest, nazwy, ścieżki i metadane dostępnych plików;

zawartość wskazanego pliku lub zestawu plików, jeżeli funkcja wymaga ich pełnego odczytu;

informację o kompletności odczytu i ewentualnych błędach;

treść, ścieżkę względną i sumę kontrolną nowego pliku tekstowego przygotowanego jako wynik zadania;

potwierdzenie powodzenia albo błędu zapisu pliku w Workspace.

Odczyt zawartości Workspace wymaga dostępu udzielonego przez użytkownika w ramach wykonywanego zadania. Pliki, które pozostają na urządzeniu i nie są odczytywane ani przekazywane do funkcji portalu, nie są aktywnie przechowywane przez BluAssist.

Portal może przygotować nowy plik tekstowy jako wynik zadania i przekazać go do DesktopNext w celu zapisania we wskazanej ścieżce Workspace. Kanał ten nie oznacza automatycznej zgody na nadpisywanie istniejących plików. Informacje o przygotowanym wyniku i statusie zapisu mogą pozostać w historii zadania w portalu.

11. Poczta, kalendarz i integracje

Jeżeli klient aktywuje integrację, BluAssist może przetwarzać dane dostępne za jej pośrednictwem w zakresie potrzebnym do wykonania skonfigurowanej funkcji.

Może to obejmować między innymi:

adresy nadawców i odbiorców;

tematy, treść i załączniki wiadomości;

projekty odpowiedzi i informacje o dostarczeniu wiadomości;

wydarzenia kalendarzowe, uczestników i terminy;

dane z CRM, ERP, systemów sprzedażowych, supportowych albo innych systemów klienta.

Zakres zależy od konfiguracji klienta i uprawnień udzielonych konkretnej integracji.

12. Dostawcy modeli AI

BluAssist korzysta z komercyjnych usług API dostawców sztucznej inteligencji. W zależności od aktywnej funkcji dane mogą być przekazywane:

OpenAI - w celu generowania odpowiedzi, analizy treści, wykonywania zadań AI oraz wyszukiwania internetowego, jeżeli dana funkcja z niego korzysta;

Anthropic - w ramach usługi Claude Vision używanej do OCR i analizy treści obrazów lub dokumentów.

Do dostawcy przekazywany jest zakres danych potrzebny do wykonania konkretnej funkcji. Nie każda operacja wykorzystuje obu dostawców ani wszystkie rodzaje danych.

BluAssist nie wykorzystuje danych klientów do trenowania własnego ogólnego modelu sztucznej inteligencji. Przetwarzanie danych przez zewnętrznych dostawców odbywa się zgodnie z warunkami, ustawieniami i dokumentami właściwymi dla używanej usługi oraz z DPA zawartym z klientem.

13. Odbiorcy i podprocesorzy

W zależności od używanych funkcji odbiorcami albo podmiotami uczestniczącymi w przetwarzaniu mogą być:

OVHcloud - infrastruktura VPS i hosting portalu produkcyjnego bluassist.online;

OpenAI - funkcje modeli AI i wyszukiwania internetowego zależnie od aktywnej funkcji;

Anthropic - Claude Vision dla OCR;

cyber_Folks - jeżeli w danym procesie używana jest poczta lub SMTP BluAssist;

dostawcy systemów połączonych z BluAssist na żądanie klienta;

dostawcy usług technicznych, bezpieczeństwa, prawnych lub księgowych w zakresie potrzebnym do wykonania ich usług;

właściwe organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

Dostawca systemu wybrany i zakontraktowany bezpośrednio przez klienta nie staje się automatycznie podprocesorem BluAssist. Rola zależy od konkretnego modelu integracji.

Aktualny wykaz podprocesorów jest dokumentem powiązanym z DPA i powinien być udostępniany klientowi w sposób uzgodniony w dokumentach umownych.

14. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z niektórych usług technologicznych może prowadzić do przetwarzania danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

BluAssist może dokonać takiego transferu wyłącznie wtedy, gdy istnieje mechanizm przewidziany w rozdziale V RODO, odpowiedni dla danego odbiorcy, w szczególności decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami.

Informację o mechanizmie właściwym dla konkretnego dostawcy i aktywnej usługi można uzyskać pod adresem rodo@bluassist.pl.

15. Cookies, sesje i technologie podobne

bluassist.online wykorzystuje wyłącznie cookies i podobne technologie potrzebne do uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania sesji, zapamiętania urządzenia lub ustawień oraz wykonania funkcji wybranej przez użytkownika.

Mogą one obejmować:

cookie sesji lub równoważny identyfikator służący uwierzytelnieniu i utrzymaniu sesji;

zabezpieczenia procesu logowania i żądań, w tym mechanizmy przeciwko CSRF;

serwerowy zapis aktywnej sesji;

techniczny identyfikator zapamiętanego urządzenia DesktopNext;

pamięć lokalną lub sesyjną przeglądarki potrzebną do działania ustawień i aktywnej funkcji.

Technologie te nie są wykorzystywane do reklamy, marketingowego śledzenia użytkowników ani tworzenia profili reklamowych.

Portal bluassist.online nie korzysta z Google Analytics 4, Google Ads ani innych opcjonalnych narzędzi analitycznych lub reklamowych.

Usunięcie lub zablokowanie technologii niezbędnych może zakończyć sesję albo uniemożliwić zalogowanie i korzystanie z części funkcji portalu.

16. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania zależy od rodzaju danych, celu przetwarzania, roli BluAssist, umowy i konfiguracji usługi.

16.1. Dane, dla których BluAssist jest administratorem

dane konta i dane techniczne są przetwarzane przez okres korzystania z usługi lub utrzymywania relacji z klientem, a następnie przez okres potrzebny do zamknięcia obsługi, zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony roszczeń;

dane umowne i rozliczeniowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami oraz okres potrzebny do ustalenia lub obrony roszczeń;

zgłoszenia i komunikacja operacyjna są przechowywane przez okres potrzebny do obsługi sprawy i zabezpieczenia uzasadnionych interesów stron;

logi techniczne i bezpieczeństwa są przechowywane przez okres potrzebny do diagnostyki, ochrony systemu, analizy incydentów i przeciwdziałania nadużyciom;

materiał dotyczący incydentu, obowiązku prawnego lub roszczenia może zostać zabezpieczony na dłużej, przez okres konieczny do wyjaśnienia sprawy lub ochrony praw.

16.2. Dane klienta przetwarzane przez BluAssist jako procesor

Treści tenantowe, w tym rozmowy, zadania AI, pliki, OCR, wiedza, dane integracji, wyniki i dokumenty, są przechowywane zgodnie z umową, DPA, konfiguracją usługi i udokumentowanymi poleceniami klienta.

Po zakończeniu świadczenia usług dane są zwracane lub usuwane zgodnie z warunkami uzgodnionymi z klientem, z uwzględnieniem kopii zapasowych i obowiązków prawnych.

16.3. Sesje i urządzenia

Dane sesji są przechowywane do jej wygaśnięcia, wylogowania, unieważnienia albo zakończenia dostępu. Dane potrzebne do zapamiętania urządzenia są przechowywane do wygaśnięcia konfiguracji, cofnięcia zapamiętania lub odwołania dostępu.

16.4. Workspace i dostawcy zewnętrzni

Pliki pozostające wyłącznie w lokalnym Workspace podlegają zasadom i decyzjom organizacji korzystającej z urządzenia. Dane odczytane, przesłane lub zapisane w historii portalu podlegają okresom właściwym dla danych tenantowych.

Dane przekazane dostawcy zewnętrznemu mogą dodatkowo podlegać okresom wynikającym z aktualnej umowy, DPA, konfiguracji i zasad właściwych dla używanej usługi.

17. Prawa osoby, gdy administratorem jest BluAssist

W odniesieniu do danych, dla których BluAssist jest administratorem, osobie może - zależnie od okoliczności - przysługiwać prawo do:

dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

sprostowania danych;

usunięcia danych;

ograniczenia przetwarzania;

przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki prawne;

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

wycofania zgody, jeżeli konkretne przetwarzanie opiera się na zgodzie;

wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania można kierować na adres rodo@bluassist.pl.

18. Prawa osoby, gdy administratorem jest klient

Jeżeli dane zostały wprowadzone, zsynchronizowane albo są przetwarzane przez organizację będącą klientem BluAssist, administratorem może być ta organizacja.

W takim przypadku żądanie dotyczące danych należy co do zasady skierować do klienta, na przykład pracodawcy albo organizacji korzystającej z BluAssist. BluAssist wspiera klienta w realizacji praw osób zgodnie z DPA i udokumentowanymi poleceniami administratora.

19. Dobrowolność i konieczność podania danych

Dane wymagane do utworzenia konta, uwierzytelnienia, kontroli dostępu i zapewnienia bezpieczeństwa są konieczne do korzystania z odpowiednich funkcji portalu.

Zakres danych umieszczanych w procesach biznesowych zależy od decyzji klienta oraz wykonywanego zadania. Nieprzekazanie danych wymaganych przez konkretną funkcję może uniemożliwić jej wykonanie.

20. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

BluAssist nie podejmuje dla własnych celów wobec użytkowników portalu decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Agenci mogą tworzyć analizy, rekomendacje, podsumowania lub projekty działań. Jeżeli klient wykorzystuje BluAssist we własnym procesie obejmującym zautomatyzowane podejmowanie decyzji, klient jako administrator odpowiada za określenie celu, podstawy prawnej i wymaganych zabezpieczeń.

21. Bezpieczeństwo

BluAssist stosuje środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych, w szczególności:

kontrolę kont, ról i uprawnień;

weryfikację aktywnych sesji i urządzeń;

separację organizacji i kontekstu wdrożenia;

ograniczanie zakresu danych dostępnych poszczególnym funkcjom;

zabezpieczenie komunikacji i uwierzytelniania;

ochronę integralności operacji i plików wynikowych;

rejestrowanie istotnych zdarzeń;

przeciwdziałanie nadużyciom oraz obsługę błędów i incydentów.

Zakres zabezpieczeń i aktywnych funkcji może zależeć od konfiguracji uzgodnionej z klientem.

22. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany funkcji platformy, sposobu przetwarzania danych, dostawców lub wymagań prawnych.

Istotne zmiany dotyczące przetwarzania danych klientów mogą być dodatkowo komunikowane zgodnie z umową i DPA.

Aktualna wersja Polityki będzie udostępniana w portalu bluassist.online.

Kontakt w sprawach ochrony danych: rodo@bluassist.pl

Data obowiązywania: 30 sierpnia 2026 r.